Succesvolle online denksessie: gemeente Schiedam bepaalt prioriteiten

Het college van B&W en de managers van de gemeente Schiedam wilden samen nadenken over de beleidsprioriteiten van de gemeente voor de komende jaren. Vlak voor de coronacrisis losbrak werd een eerste denksessie georganiseerd, waarin de managers van de gemeente Schiedam nog fysiek bij elkaar kwamen. Onder begeleiding van De Argumentenfabriek dachten ze na over gewenste maatschappelijke effecten van beleid en een advies voor prioriteit voor het college.

Een paar weken later was de coronacrisis een feit. Een geplande conferentie van het voltallige college en management van de gemeente Schiedam kon niet meer doorgaan op een fysieke locatie. De gemeente Schiedam wilde deze belangrijke mijlpaal niet overslaan. Ze besloot tot een online conferentie begeleid door De Argumentenfabriek. Een spannende stap, voor beide partijen!

Ambitieuze doelen

Op 27 maart organiseerde De Argumentenfabriek een online denksessie van viereneenhalf uur voor het college van B&W en alle managers van Schiedam. In een aantal denkronden wilden de achtentwintig deelnemers enkele ambitieuze doelen bereiken:

• komen tot een gedeeld beeld van de huidige situatie;
• komen tot een gedeeld beeld van mogelijke beleidsdoelen en hun prioriteit;
• identificeren van de belangrijkste te maken strategische keuzes en
• versterken van de onderlinge samenwerking.

Goede voorbereiding en een strak proces

Hoe hou je zo’n grote groep mensen viereneenhalf geconcentreerd ‘aan boord’ en zorg je tegelijkertijd dat de doelen behaald worden? Dit was ook voor De Argumentenfabriek spannend. Een goede voorbereiding blijkt ook bij online denksessies essentieel.  Dit begint met een strak proces en heldere afspraken over online vergaderen. Verder komt onze ruime ervaring met het opknippen van complexe vragen in denkstappen goed van pas. Zo neem je een grote groep stap-voor-stap mee in het denkproces.  Verder bouwden we in het proces extra flexibiliteit in om tussentijds bij te kunnen sturen op basis van feedback van de deelnemers.

Voor het inhoudelijke gesprek maakten we gebruik van videoverbindingen via MS Teams. De hulpvragen (en onderlinge grappen) gingen via een speciale chatgroep. En het tussentijds contact met de opdrachtgevers verliep via Whatsapp. Voor deelnemers die nog minder ervaring hadden met de gebruikte systemen, organiseerden we vooraf en tussentijds ICT-ondersteuning. Het inlassen van voldoende pauzes bleek ook essentieel. Een online denksessie is vermoeiender dan een fysieke bijeenkomst, zowel voor deelnemers als begeleiders.

Verschillende werkvormen

Op basis van de informatie uit de eerste sessie maakte De Argumentenfabriek een aantal mindmaps die als startpunt dienden voor het gesprek. Met deze mindmaps als basis gingen de deelnemers stap-voor-stap door een aantal vooraf geformuleerde denkstappen. Hierbij gebruikten we verschillende werkvormen. Zo haalden we de gedachten en verschillende meningen op via de interactieve software van Mentimeter. Ook hielden we tussentijds een zogenaamde ‘denkronde’ waarin (alleen) de leden van het college door de gespreksleider van De Argumentenfabriek verder bevraagd. De rest van de groep keek en luisterde mee. De resultaten werden voor iedereen zichtbaar vastgelegd in een mindmap.

Online denksessie zorgt voor mooie resultaten

De opdrachtgever en deelnemers van de gemeente Schiedam waren zeer te spreken over het proces én de inhoudelijke resultaten. De strakke denkbegeleiding van De Argumentenfabriek blijkt juist ook in een online denksessie van grote waarde. Ook online gaat een strak proces prima samen met het benutten van de kennis en denkkracht van deskundigen en een goed debat in een plezierige sfeer.  Voor De Argumentenfabriek was deze geslaagde online sessie een aangename bevestiging dat het ook tijdens de coronacrisis goed mogelijk is om met groepen helder te blijven denken.

Onze speciale waardering gaat uit naar de gemeente Schiedam. Ze besloten koers te houden en hadden het lef om door te gaan met belangrijke activiteiten, ondanks de coronacrisis. We danken hen voor het vertrouwen om hen hierbij te begeleiden.

“Deze goede discussie en gedachtewisseling is een mooie voedingsbodem voor het vervolg.”

(Cor Lamers, burgemeester Schiedam)

“Zowel achter als voor de schermen ben ik erg onder de indruk van het werk van De Argumentenfabriek!”

(Bart Muller, manager gemeente Schiedam)

Sta niet stil!

Zorg dat ook jouw ontwikkeling, of die van je organisatie, niet stil komt te staan tijdens de coronacrisis. Juist deze tijd vraagt om helder denken en heldere denkers! Neem gerust contact met ons op, ook als je met een complexe vraag zit. Of volg één van onze trainingen.