Concreter en minder: nieuwe doelen en indicatoren gemeentebegroting Hengelo

Hoe helpen we onze gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders om meer op hoofdlijnen te sturen en te verantwoorden? Die vraag stelde de gemeente Hengelo zich. Het antwoord bleek voor een belangrijk deel in de kwaliteit en toegankelijkheid van de gemeentebegroting te zitten. Hengelo vroeg De Argumentenfabriek te helpen bij het denken over heldere kaders, concrete doelen en relevante indicatoren voor de gemeentebegroting.

De gemeentebegroting 2021-2024 van Hengelo is een pak papier van 224 pagina’s met veel detailinformatie, zowel inhoudelijk als financieel. Het is taaie kost, zelfs voor ervaren raadsleden. De vele details maken het moeilijk voor de gemeenteraad om het gesprek te voeren over wat nu echt belangrijk is. Zowel raad, college als de betrokken ambtenaren willen hierom toe naar een toegankelijkere begroting die zich meer op hoofdlijnen richt en tegelijkertijd concreter is over de te realiseren doelen. Kortom: meer focus!

De gemeente Hengelo vroeg ons te helpen bij het verbeteren van de kwaliteit en toegankelijkheid van de begroting. Dit mede op basis van onze ervaring met soortgelijke projecten voor de gemeenten Almelo, Den Helder en Dordrecht. Marianne Peper van de gemeente Hengelo en Dries Bartelink van De Argumentenfabriek vertellen hier hoe ze samen te werk gingen.

Combinatie van training en denkbegeleiding

"Wat ons aansprak in de aanpak van De Argumentenfabriek was de combinatie van trainen en denkbegeleiding", zegt Marianne Peper, senior beleidsmedewerker Financiën bij de gemeente Hengelo en projectleider voor dit project. "Je kunt wel eenmalig de doelen en indicatoren in een begroting verbeteren, maar je moet deze vervolgens ook zelf kunnen onderhouden. Hierom hebben we ervoor gekozen om een groep van acht ambtenaren, bewust uit verschillende sectoren van de organisatie, op te leiden in het gebruik van het doelengereedschap van De Argumentenfabriek. Volgens het principe Train de trainer" Dries Bartelink, Chef Openbaar bestuur en projectleider bij De Argumentenfabriek, vult aan: "Door niet alleen ‘vissen te vangen’ voor een opdrachtgever, maar ze ook te ‘leren vissen’ beklijft ons werk beter en hebben we dus meer impact. Daar doen we het voor!"

Dries leerde de groep ‘trainers’ in een maatwerktraining onder andere hoe je doelen als maatschappelijke effecten formuleert, hoe je ze kan ordenen met behulp van de Doelenladder (zie afbeelding) en hoe je tot relevante beleidsindicatoren komt die het gemeentebestuur in staat stellen om te sturen op doelen en zich hierover te verantwoorden. Marianne: ‘Ik was zelf één van deze trainers en het heeft me veel geleerd, zoals hoe je concreter kunt formuleren en wat valkuilen zijn bij het nadenken over beleidsindicatoren.  Inmiddels hebben alle trainers ook al denksessies verzorgd voor de beleidsmedewerkers van de begrotingsprogramma’s. Op deze manier verspreiden we het geleerde en kunnen we het blijven toepassen niet alleen bij de begroting, maar ook bij andere producten zoals beleidsnota’s en jaarplannen.’

Denksessies met raadsleden, collegeleden en ambtenaren

Naast de training begeleidde De Argumentenfabriek ook een serie denksessies met Hengelose ambtenaren en met het college en de gemeenteraad. "De gemeenteraad is de belangrijkste gebruiker van de gemeentebegroting. Raadsleden moeten zich herkennen in doelen en indicatoren in de begroting en zich hier ook eigenaar van voelen. Om die reden hebben we de gemeenteraad intensief betrokken bij het formuleren en prioriteren van nieuwe doelen en indicatoren", zegt Dries. Bij de start van het project hebben de raadsleden nagedacht over de belangrijkste ontwerpcriteria voor de begroting, zoals de indeling in programma’s en het maximaal aantal doelen. "Op basis van deze criteria hebben we in denksessies met beleidsmedewerkers, begrotings- en dataspecialisten nagedacht over mogelijke doelen en indicatoren voor in totaal negen begrotingsprogramma’s", vult Marianne aan. "In korte online denksessies met het college van B&W en het concernmanagement van de gemeente hebben we deze ambtelijke voorzetten aangescherpt en geprioriteerd onder begeleiding van De Argumentenfabriek. Dat werkte goed." Dit mondde uit in voorstellen van het college die vervolgens bij de raad zijn getoetst in twee online raadssessies. Raadsleden kregen de mogelijkheid om te reageren en suggesties te doen voor doelen en indicatoren.

Op basis van deze suggesties maken Marianne en haar collega’s bij de gemeente Hengelo een concept-gemeentebegroting 2022-2025 die eind september 2021 verschijnt. Dries: "De doelen en indicatoren in deze begroting zijn als het goed is een stuk compacter en concreter dan voorheen." "Dat weet ik wel zeker", antwoordt Marianne lachend. "Ik hoop dat dit helpt om het politieke debat in de gemeenteraad over de begroting in november van dit jaar meer te richten op de hoofdlijnen van het beleid van Hengelo."

 

Meer weten?

De Argumentenfabriek heeft veel ervaring met het concretiseren en meetbaar maken van doelen voor zowel bedrijven als overheden, zowel via denkbegeleiding als trainingen. Vragen of meer weten over deze dienstverlening? Neem contact op met Dries Bartelink, Chef Openbaar bestuur.